プロジェクト計画に含めるもの

by マイケルロバーツ

プロジェクト計画は、プロジェクトマネージャによる細かい計画の集大成です。プロジェクトの実行方法を説明するのはマスタードキュメントです。プロジェクトマネジメント研究所によると、それは "プロジェクトの実行とプロジェクト管理の両方を指導するのに使用される、正式で承認された文書"です。計画の計画は、その中に文書化されているので、プロジェクトの各重要な側面に対するプロジェクトマネージャーの意図です。

以下に、多くのプロジェクト計画に見られる重要な要素を概説します。組織は、プロジェクト計画の中で何が必要か、より一般的にはプロジェクトの実行方法のためのプロセスとプロトコルを持っているので、すべてのプロジェクト管理計画がこれらの要素を持つわけではありません。しかし、プロジェクト管理者は、プロジェクト実行段階での混乱や即興を避けるため、計画段階でそれらのすべてを検討する必要があります。

01プロジェクト目標

プロジェクト目標はプロジェクト憲章で定義されていますが、プロジェクト計画にも含める必要があります。これを行うにはいくつかの方法があります。プロジェクト計画は、プロジェクト計画に含まれている内容を繰り返し記述することができます。それはさらに目標を説明するか、または憲章を付録として含めることができます。プロジェクトマネージャーがどのようにプロジェクト計画に目標を組み込むかを問わず、重要なことは、プロジェクトの第一の重要な文書であるプロジェクトチャーターとプロジェクトの第二の重要な文書であるプロジェクト計画との明確なリンクを維持することです。

02プロジェクトの範囲

プロジェクトの目標と同様、範囲は憲章で定義されています。しかし、プロジェクト管理者は、プロジェクト計画の範囲をさらに絞り込む必要があります。プロジェクトの対象範囲を定義する最善の方法の1つは、範囲外のものを定義することです。たとえば、手動プロセスを自動化するプロジェクトでは、プロセスの開始位置と終了位置をスコープ定義して、プロジェクトの範囲外にあるタスクを適切に除外する必要があります。この情報は、プロジェクトマネージャが範囲内のものを定義するのに役立ちます。

03マイルストーンと主要成果物

プロジェクトの重要な成果はマイルストーンと呼ばれます。主要な成果物は主要成果物と呼ばれています。彼らはプロジェクトの仕事の大きな要素を表しています。プロジェクト計画では、これらの項目を特定し、定義し、完了の期限を設定する必要があります。

組織が新しいソフトウェアを開発するプロジェクトを引き受けるとします。そのようなプロジェクトはマイルストーンと成果物の両方を持っています。主な成果物は、ビジネス要件の最終リストとそれらのビジネス要件を実装する機能要件のリストになります。それに続いて、このプロジェクトは、ビジネスデザインの終了、システムテストの終了、ユーザー受け入れテストの終了、ソフトウェアの公開日というマイルストーンを持つことができます。これらのマイルストーンには、それらに関連付けられた作業成果物がありますが、製品自体よりもプロセスに関するものです。

マイルストーンと主要成果物の期限は正確な日付である必要はありませんが、より正確な日付があればあるほど良いでしょう。 10月の締め切り日は10月1日から31日までですが、10月15日または10月15日までに締め切りを守る必要があります。正確な日付は、プロジェクトマネージャーが正確な作業内訳を立てるのに役立ちます。

04ワークブレークダウンの構造

プロジェクト内のマイルストーンと主要成果物をより小さなチャンクに分解し、各チャンクに対して1人の責任を割り当てることができます。作業内訳構造の開発では、プロジェクトマネージャは、プロジェクトチームメンバーの長所や短所、タスク間の相互依存性、利用可能なリソース、プロジェクトの全期限など、多くの要素を考慮します。

プロジェクトマネージャーは最終的にプロジェクトの成功に責任がありますが、その作業を単独で行うことはできません。 WBSは、プロジェクトのスポンサー、プロジェクトチームメンバー、何を担当するステークホルダーに指示するため、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの説明責任を果たすために使用するツールです。プロジェクトマネージャーがタスクを心配している場合、プロジェクトマネージャーは、その懸念事項に関して誰が満たすべきかを正確に知っています。

05予算

プロジェクトの予算は、プロジェクトを達成するためにどれだけの資金が割り当てられているかを示します。プロジェクトマネージャーは、これらのリソースを適切に分散する責任があります。ベンダーのあるプロジェクトの場合、プロジェクトマネージャーは、品質に特に注意を払い、契約条件に従って成果物が確実に完成するようにします。いくつかのプロジェクト予算は人事計画にリンクしています。

06人事制度

人事計画には、プロジェクトのスタッフ配置方法が示されています。人材派遣制度とも呼ばれます。この計画は、プロジェクトチームに参加する人と、各人がどのくらいの時間を費やすかを定義します。この計画の策定にあたって、プロジェクトマネージャーは、各チームメンバーがプロジェクトにどれだけの時間を費やすことができるかについて、チームメンバーおよびその上司と交渉します。スタッフがプロジェクトで相談する必要があるが、プロジェクトチームの一員でない場合は、スタッフ計画にも記載されています。ここでも適切な監督当局と相談します。

07リスク管理計画

プロジェクトでは多くのことが間違っています。起こり得るすべての災害または小さな問題は予測不可能ですが、多くは予測できます。リスク管理計画では、プロジェクトマネージャーがプロジェクトのリスク、そのリスクが発生する可能性、およびそのリスクを軽減するための戦略を特定します。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトのスポンサー、プロジェクトチーム、ステークホルダー、内部の専門家からのインプットを求めます。

緩和戦略は、リスクが発生する可能性が高いか、リスクが高い可能性が高いリスクに対応しています。発生する可能性の低いリスクと低コストのリスクが計画に記載されています。ただし、緩和戦略がない可能性があります。

08コミュニケーション計画

コミュニケーション計画は、プロジェクトがさまざまな聴衆にどのように伝達されるかを概説します。コミュニケーション計画では、作業内訳構造と同様に、各コンポーネントを完了するための責任がプロジェクトチームメンバーに割り当てられます。

各メッセージには、対象とするオーディエンスがあります。プロジェクトマネージャーは、各メッセージを特定のオーディエンスに合わせて調整します。コミュニケーション計画は、プロジェクトマネージャーが適切な情報を適切な人に適切なタイミングで確実に提供するのに役立ちます。

09ステークホルダーマネジメントプラン

ステークホルダーマネジメントプランは、ステークホルダーがプロジェクトでどのように使用されるかを特定します。ステークホルダーは、情報を受け取るだけでよい場合もあります。それはコミュニケーション計画で世話をすることができます。ステークホルダーからの要望が増えれば、ステークホルダーの経営計画はどのように得られるかを概説します。

10変更管理計画

変更管理計画は、プロジェクトを変更するための枠組みを定めています。プロジェクト管理者は、プロジェクトの変更を避けたいという傾向があります。しかし、時には変化が避けられない。変更管理計画は、変更を行うためのプロトコルとプロセスを提供します。プロジェクトスポンサー、プロジェクトマネージャー、プロジェクトチームメンバーが変更管理計画に従う責任と透明性が重要です。