スーパーバイザーのように、プロジェクトスポンサーがプロジェクトマネージャーをサポートする最大の方法の1つは、プロジェクトスポンサーの組織的影響力を持つ人だけが処理できる問題です。
プロジェクト管理者がプロジェクトスポンサーのみが解決できる問題に遭遇したとき、プロジェクトマネージャーがすべきことがここにあります。
他のすべてのオプションを排気
プロジェクトのスポンサーは、ほとんどの決定が難しい組織レベルにいる傾向があります。なぜなら、決定が容易であれば、それはより低いレベルで行われるからです。 限られた情報で時々厳しい決定を下す必要があります。
プロジェクトマネージャーとして、プロジェクトスポンサーに行く前に、問題を解決するための他のすべてのオプションを使い果たしていることを確認する必要があります。 たとえば、 あなたが約束を果たしていないプロジェクトチームメンバーがいるとします 。 プロジェクトスポンサーに問題を提出する前に、プロジェクトチームメンバーと1対1で問題を解決するようにしてください。 それがうまくいかないときは、チームメンバーの上司に行くべきです。 それが問題の解決に失敗すると、プロジェクトのスポンサーに問題を提出することができます。 問題を下から上に解決するための選択肢を使い果たしました。
今、プロジェクトのスポンサーは上から下に問題に取り組むことができます。 プロジェクトのスポンサーは、同僚との問題を解決し、合意された行動の過程を通知する必要があります。
あなたが望む最後のことは、プロジェクトのスポンサーが、あなた自身の権限の下で何の助けもなく実行できる解決策を思い付くことです。
時にはこれが起こります。 誰でも間違いはある。 これらの状況が発生したときにそれを学び、そのプロジェクトマネージャーとしてより良いプロジェクトマネージャーになれます。 次回同様の状況が発生すると、以前よりもうまく処理できます。
必要なものについて具体的にする
プロジェクトのスポンサーは不完全な情報からの作業に慣れていますが、プロジェクトマネージャーは関連情報を除外すべきではありません。 プロジェクトのスポンサーが自分の注意を必要とする状況のコンテキストを持つことは重要です。
プロジェクトのスポンサーが決定に適切なコンテキストを持ったら、スポンサーから必要なものについて具体的に説明してください。 どのように進むべきかについての指示が必要ですか？ 特定の行動を取るための許可が必要ですか？ 問題を解決する必要がありますか？ 自分では入手できないリソースが必要ですか？
あなたが必要としていることを正確に考えなかった場合は、必要なものについての決定に来るかもしれませんが、間違っていることが後で分かります。 お互いの時間を無駄にするリスクを最小限に抑えるために、問題をスポンサーに渡す前に考えてください。
あなたの要求に集中
プロジェクトのスポンサーは忙しい人です。 数え切れないほどの問題は、自分の時間を吸うスケジュールを引きます。
プロジェクトマネージャーがプロジェクトスポンサーの時間を本当に必要とする場合、これはスポンサーの時間に悪いことでも、侵入でもありません。
プロジェクトマネージャーとプロジェクトスポンサーとの時間は非常に生産的でなければなりません。 必要に応じてスポンサーの時間だけを使用するように、リクエストを集中させてください。
あなたのスポンサーがあなたと生産的な1対1の時間を経験するように、彼または彼女はあなたの会議を楽しみにしています。 高いレベルの組織の人々は、しばしば出席しなければならない非生産的な会議に時間を費やします。 生産的な会議に参加することは、プロジェクトのスポンサーのための活発なペースの変更となる可能性があります。