OE従業員給付電子メール通信のベストプラクティス
毎年、 開かれた登録は、従業員に短期間、一般に約30〜45日間、グループ給付を提供することを許可します。 このクリティカルなウィンドウでは、従業員のメリット、実行時期、登録場所について従業員に通知する必要があります。 残念なことに、多くの人材チームが必要な情報を従業員に伝達するために奮闘しています。
Eメールは、正式に使用された場合、登録期間中に従業員を教育するための強力なコミュニケーションツールとなります。 コミュニケーションツールとして広く受け入れられ、アクセス可能であるため、これはすべての従業員にアプローチする良い方法です。 オープンな登録時にメリットを伝えるための10のヒントを学び、従業員が今年のグループ特典を最大限に活用してください。
ヒント＃1 - 開講前、開講中、開講後に給付を伝達する計画がある
入学予定日より数ヶ月前に、入学前、積極的な入学の間、および入学後の包括的な情報伝達のための適切な情報伝達計画が重要です。 これは、従業員が登録サイトへのリンクと特典情報を利用して特定の行動をとるよう促す一連の電子メールです。
ヒント＃2 - 中央メリットコミュニケーション担当者を割り当てる
この時間中に従業員は数え切れないほどの質問をするため、開かれた登録時には反応性が重要です。
質問や懸念がある従業員からのすべての着信電子メールの連絡窓口となる人を少なくとも1人割り当ててください。 これは、計画の詳細、料金、期限に精通した人でなければなりません。
ヒント＃3 - 利益関連の情報と分析を収集するために内部システムを使用する
あなたの会社は積極的にサインアップ、部分的なサインアップ、および登録プロセスの他の側面を追跡していますか？
そうでない場合、社内システムは組織全体の登録管理の上に留まるのに役立ちます。 Outlookのような無料の電子メールサーバーを使用して、データ変更に関する電子メールアラートを設定します。
ヒント＃4 - 従業員との毎週のタッチポイントに関する一連のメッセージを作成する
HRチームと従業員との間で絶え間のないやりとりが行われている場合は、より簡単で生産性の高い登録を行うことができます。 あなたのEメールコミュニケーション戦略の一環として、健康とウェルネスのトピック、福利プログラムの特徴、およびその他の関連事項について話し合う一連のメッセージを作成してください。 毎週タッチポイントのメールをすべてに送信します。
ヒント＃5 - マネージャーに給付登録の取り組みの週刊誌を与える
給付登録の取り組み中に、マネージャーからの完全なバイインを得ることは、常に良いことです。 どうして？ マネージャーは、従業員が今後の計画年度の給付に登録することの優先順位付けを支援し、従業員の目標をどのようにサポートしているかを共有することができます。 OE期間中に重要なタスクや日付に遅れないように集中管理されたEメールキャンペーンを管理者に使用します。
ヒント＃6 - メリットメールを楽しくする
開講登録期間はストレスがかかるものではありません。 実際、少し楽しい時間を過ごすことができます。
トリビアの質問、会社に関する興味深い事実、無料の健康的な軽食のプレゼントなどの楽しいゲームを含むメールを作成してください。
ヒント＃7 - 電子メールの正しい文法とスペルを確認する
特典メールを送信する前に、文法とスペルを完全にチェックしてください。 これにより、タイプミスが読者に伝わらず、電子メールが理にかなっていることが保証されます。 Typosは従業員を混乱させる可能性があり、プロフェッショナルではありません。
ヒント＃8 - 標準の電子メールテンプレートを使用し、HTML
有益なコミュニケーションのための電子メールを開発する際、専門家は、標準の電子メールテンプレートに固執し、それを簡単に保つことが最善であると言います。 Stray HTMLは、特にモバイルデバイス上の一部の電子メール読み取りプログラムに干渉する可能性があります。
ヒント＃9 - 強力な件名を書く
電子メールは開封後にのみ読まれます。
これは、件名が受信者を強制しない場合には発生しません。 電子メールを書くときは、「緊急」、「時間に敏感」、「注意」などのパワーワードを使って電子メールを開くように電子メールの件名を作成することに集中してください。
ヒント＃10 - 季節性のメールで合計報酬明細書を使用する
従業員給付の全額を従業員が理解できるようにするためには、今四半期中に最低1回は報酬総明細書を使用してください 。 これは個々の電子メールにPDFとして添付することも、電子メールにハイパーリンクを含めることもでき、従業員の便宜のためにトータル・リワード・ステートメントを実行することができます。