進行中の進捗状況を追跡し、主要成果物がタイムラインに従って達成されていることを確認するために、プロジェクトマネージャはマイルストーンを使用します。
プロジェクトマイルストーンの定義は、プロジェクトの達成度を表すゼロの期間を持つタスクです。
それらは、前方への動きと進歩を示す方法として使用され、そこに到達するために必要な作業の詳細な知識がなくても、何が起こっているのかを人々に示します。 その点で、ステークホルダーとのコミュニケーションと期待の設定に非常に役立ちます。
プロジェクトマイルストーンを使用する時期
プロジェクト管理のマイルストーンは、
- 重要な作業段階の開始
- 重要な作業段階の終わり
- 締め切りをマークするには
- 重要な決定がなされたときを示す。
また、マイルストーンはプロジェクトを追跡するのに最適な方法であるため、特に必要な固定ポイントもあります。
マイルストーンをあなたの計画にどのくらい入れるか
私はあなたの計画にマイルストーンを月に1回程度入れるトレーニングコースを勧められました。 これは大丈夫ですが、あなたの専門的な判断を使用する必要があります。 いくつかの月には重要な会議がマイルストーン、決定が行われ、1つのフェーズの閉鎖と別のフェーズの終了としてマークされた活動がたくさんあるかもしれません。
他の月には、あなたは執行に専念するかもしれませんし、マイルストーンにマイルストーンを掛けることができるものはほとんどありません。
レポートの目的では、報告サイクルごとに少なくとも1回マイルストーンを設定する理由を作成することが有用であり、マイルストーンとコミュニケーションについて少し詳しく説明します。
マイルストーンがあなたのガントチャートにどのように表されているか
マイルストーンはガントチャートのコンポーネントの 1つで、チャート上にダイヤモンドとして表示されます。 期間がゼロであるため、通常のタスクとしては表示されません。つまり、時間がかかりません。 ガントチャートを計画する目的のために、彼らはちょうど起こる！
ガントチャートを使用していない場合でもマイルストーンを使用できます。 ガントチャートには5つの選択肢があります：これらを使用してマイルストーンをプランに組み込むことができます。
あなたが個人的に組織されたままで、あなたのプロジェクト管理ソフトウェアがあなたのカレンダーに完全に統合されていない場合は、主要な日付をコピーして日記に貼り付けることができます。 どのように作業したいかによって、何が起こっているのかを思い出させる役に立つヒントになります！
マイルストーンに名前を付ける方法
マイルストーンにはプロジェクトスケジュールの明確な説明が含まれている必要がありますが、それはタスクであることを意味するものではありません。 だから、「フェーズ2に移行するという合意を得てもよいが、フェーズ2が開始する」と呼ばれるべきではない。 フェーズ2に移行するための合意を得ようとする努力を反映させたい場合は、その直前にタスクを追加します。
マイルストーンは、彼らが次のように表現する時点を記述する必要があります。
- テストフェーズ完了
- PIDが承認された
- 契約締結
- タウンホールスタッフ会議
多くのプロジェクト管理者は、参照の容易さのためにマイルストーンを記入することを選択します。 作業内訳構造を使用する場合は、その番号付けを使用できます。 それ以外の場合は、M1、M2などを使用して、あなたが何を参照しているかを明確にしてもかまいません。 あなたが持っているマイルストーンが増えるにつれ、明確な命名構造が重要になるので、あなたのプロジェクトが数ヶ月にわたって実行されている場合、これをどうやってやるのか考えてみてください。
マイルストーンを署名する方法
マイルストーンはプロジェクトスケジュールの一部を形成しますので、スケジュールがベースラインになった時点でマイルストーンを締結したとみなしてください。
マイルストーンの日付を変更する必要がある場合は、プランの調整に標準の変更管理手順を使用する必要があります。 これは、プロジェクトのスポンサーとのチャットや日付の変更が必要な理由を知らせるだけでなく、新しい推奨スケジュールを組み立てて計画委員会に提出して批准しているような正式なものとしても簡単です。
マイルストーン・サインオフ・プロセスが使用される前に、マイルストーン・サインオフ・プロセスがある場合は、それを使用して変更を加えなければならない時間を無駄にしないようにしてください。
コミュニケーションのマイルストーンの使用
マイルストーンは、計画の最小限の管理点を表すため、コミュニケーションとレポート作成に役立ちます。 言い換えれば、他のすべてのタスクを取り除いても、何が起きているのかを確認して、マイルストーンを使ってプロジェクトを進めていくことができます。
マイルストーンを取り出してダッシュボードまたはプロジェクトレポートに入れることができます。 彼らはあなたが報告している人々、通常あなたのプロジェクトスポンサー、またはステアリンググループ（またはプロジェクトボード ）のような別の執行グループを満足させるために、プロジェクトの話を十分に詳細に伝えるべきです。 毎月、または使用しているレポート頻度で、達成されたマイルストーンを表示できます。
マイルストーンに対する報告は非常に簡単で、しばしばテーブルとして行われます。 マイルストーンの説明、予定されている日付、新しい予測日を一覧表示します。 マイルストーンが達成され、完了としてマークされると、その日付も同様に追加されます。 うまくいけば、それは予測された日付と同じになりますが、プロジェクトは必ずしもそうであるとは限りません。
このような表は、何が完了し、何が顕著であるかを明らかにします。 あなたは、スポンサーと会い、またはレポートを送る前に、 "なぜ私たちはそのマイルストーンに当たったのですか？"という質問に対する答えを計画することができます！
プロジェクト計画が非常に長く、マイルストーンがたくさんある場合は、各報告サイクルで完了したマイルストーンを簡単に削除することが容易になります。 その月の次回または完了予定のマイルストーンのみを報告します。翌月に完了したものを翌月に持ち去り、レポートの長さに、すでに完了していることを知らせる作業を追加することはありません。
マイルストーンは、計画、スケジューリング、レポート作成のための本当に便利なプロジェクト管理ツールであり、使いやすいです。 あなたの次のプロジェクト計画にいくつかを入れて、それに対して追跡すれば、どの頻度があなたに最も適しているかを知ることができます。
プロジェクト管理のすべてのものと同様に、これらのヒントとガイドラインを使用して、自分の意思決定に必要な情報を柔軟に使用して、結果を提供します。