組織の代表者として手紙を書いている場合、一部の企業で従業員が参照用の手紙を自由に書くことを許可している間に、他の企業が完全に検閲または禁止することがあることをご存じですか。
だから、あなたの雇用主の方針が同意する前に何を見つけているか確かめてください。
多くの組織では、人事（HR）を通じて参照が行われています。 続行する前に、会社のポリシーを確認してください。
あなたが事業主で、現在または元請負業者があなたからの推薦状を要求している場合は、以下のガイドを読んで自分の判断を下してください。
推奨レターを書くべきとき
候補者はあなたがかなりよく知っている人で、あなたが最近働いた人でなければなりません。 たとえば、10年前に勤務した人、または1ヶ月しか働いていなかった人には、推薦を提示することはできません。 それは魅力的かもしれませんが、あなたは古い情報か不十分な情報かを頼りにしています。どちらも誤解を招く恐れがあります。 知る方法はありません。 あなたが本当に誰かの既存のスキルと話すことができない限り、丁寧に彼らの要求を拒否します。
あなたは意味のある参照を書くことを可能にする役割の中で候補者を知るべきです。 たとえば、フリー・ライターとして働いているが、今では犬の歩行ビジネスを始めている場合、別の領域で自分のスキルを証明することはできません。
そのような場合は、誰がより良い候補者になるかについて、拒否し、おそらく助言を提供するのが最善です。 彼が犬の歩行ビジネスを始めたいと思ったら、彼は本当に自分の能力を本当に保証できる安定した顧客を持っているはずです。
あなたが正直に正の参照を提供できる場合に限り、手紙を書いてください。 彼らのパフォーマンスについて肯定的な意見がない場合は、正直なことをして、あなたが貢献できないと言ってください。
言い訳をする義務があると感じたら、
- 完全に正直で、あなたのために書いて快適に感じることはないと言います。
- 「私は推薦状を書く立場にない」などの白い嘘をつけてください。
あなたが気まずい、または罪悪感を感じるかもしれませんが、あなたの直感を信頼してください。 また、不当な手紙は、応募者も潜在的な雇用主もうまくいきません。
事実に固執する
手紙を書くことに同意したら、 それを集中し、事実で真実な情報だけを含めるようにしてください 。 厳密に意見であることを避けてください。将来の雇用のために検討されている人には効果があり、潜在的にあなたとあなたの会社に法的問題が生じる可能性があります。 「ルイーザは素晴らしい作家だ」というような高尚な主張は、それ自体が危険です。 あなたは、外部からの認知や彼女の仕事が受賞した賞でそれをサポートすることができます。 できない場合は、「Louisaは一貫して素晴らしいコンテンツを制作しました」と言うかもしれません。
同じように、誇張され過度に肯定的な表現は避けてください。 あなたが人をあまりにも増やしてしまうと、その手紙は将来の顧客や雇用者に重大な影響を及ぼさないかもしれません。
参照文字を構成する方法
1.あなたの立場と候補者との関係を設定するために、最初の段落にあなた自身を紹介してください。
そのような手紙を準備する資格がある理由を読者に知らせてください。
2.候補者に関する現実と彼が現在雇用されている場所を確認する（もしあれば）：
- その人の役職と会社
- あなたがその人とどのくらいの時間働いたか
- あなたがその人と働いたとき、あなたが現在
- あなたのビジネス関係の性質またはあなたが候補者と働いた能力
- 候補者の専門的なサービスに関するスキルと資質を判断する。 ライティングスキル、問題解決、時間管理などの最も貴重な特性を強調します。 あなたは例外的な能力を引き出すことができ、喜んでそれらを再雇用すると述べ、彼らの専門的サービスがあなたとあなたの組織にどのような利益をもたらしたかを具体的に書き留めることができます。
4.最後の段落を使用して、適切な例や逸話を追加します。
5.最後に、さらなる質問に答えたり、フォローアップ情報を提供したりすることで、近づいてください。
プロフェッショナルサービスを推奨するビジネス参照書
プロフェッショナルサービスを推奨する以下のビジネスレターレターを確認してください。
例1
親愛なるEgglestonさん、
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ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
よろしく、
リサ・ムーア
ABC腕時計副社長
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asebastian@abcwatches.com
どのフォローアップ質問にもお答えください
潜在的な求職者またはサービスプロバイダーには、推薦状を送ることが不可欠であり、このフォーマットに従うことで、将来のクライアントまたは雇用者に役立つ情報を提供します。 簡単な「ありがとうございました」回答を受け取ったり、応募者に関する詳細な質問をすることがあります。 いずれにしても、速やかに対応してください。