効果的なメールを書く方法

01まず、メッセージと受信者を考えてみましょう

次に、受信者の視点を考えてみましょう。 行動を取るか、あなたのメッセージを理解するためには、どんな情報が必要ですか？ 必要な（しかし過度ではない）背景情報を与える。 また、この特定の受信者のための適切な礼儀を念頭に置いてください。 OMGやLOLのような絵文字や略語は、仕事のアプリケーションやほとんどのビジネスメールには適していません。

02記述的な電子メールの件名を書く

電子メールを書くときは、 "hi"や "work-at-home jobs"のように曖昧なものを書き留めたり、空白のままにしたりしないでください。 このような件名のメールは、受信者の迷惑メールボックスに入り込む可能性が高く、無視される可能性があります。 仕事を申請する場合は、件名に職名を記入してください。 電子メールが同僚に送信されている場合は、件名にメッセージの目的を要約する短いフレーズを付けます。 わかりやすい件名を書くもう1つの利点は、後で検索する必要がある場合に受信トレイで簡単に見つけることができることです。 しかし、 "質問"のような電子メールの行を使って何かが役に立ちません。

03受信者に正しく挨拶する

あなたの受取人の名前は知っていても、彼または彼女を個人的に知らない場合は、タイトルを使用して挨拶してください。 親愛なるブルネッリさん。 「Mrs.」または「Miss」が適切かどうか不明な場合は、女性には「Ms.」を使用してください。）性別が不明な場合は、姓と名を使用してください。 相手の名前がわからない場合は、挨拶をしないでメールを始めるか、単純な挨拶を使用してください。 こんにちは、挨拶、親愛なるマネージャーなど

電子メールが同僚またはあなたが知っている他の人に宛てられている場合は、あなた自身または電話で使用する名前を使用します。

04正しい文法と句読点を使用する

電子メールで正しい文法を使用することは非常に重要です。 意識的に、または無意識のうちに、読者は送信者に文法上の誤りをペナルティする。

• ラン・オン・センテンス - 電子メールを書くときは、期間を惜しまないでください。 その小さな一時停止は、読者が単語の意味をとる時間を与える。 短い文章は、これらの小さな休止の多くを可能にします。 技術的に実行中の文章ではない場合でも、長い文章を分割します。
• コンマ - カンマが少なすぎると混乱することがあります。 カンマを正しく使用する方法を学んでください。
• 被験者動詞協定 - このタイプの誤りの文章は、コミュニケーション能力の高い候補者を求める雇用主にとっての赤旗です。 subject-verb agreementのルールを見直します。

05スペルチェックと大文字小文字の区別

スペルチェッカーを使用しますが、それに頼らないでください。 スペルチェッカーは、 "the"または "there"を "their"として "they"をキャッチしません。このタイプのエラーは、不注意を示します。 「あなた」のための「あなた」や「あなたの」のための「u」のような文字略語は使用しないでください。

正しい大文字を使用してください。 ほとんどの人は、文や固有名詞の頭文字を大文字にすることを知っていますが、多くの人が電子メールでこれを行うことはできません。 シフトキーを押すのに余分な秒を費やすことに気をつけないことを示してください。 一方、あまりにも多くの大文字が読者の気を散らす可能性があります。 すべての大文字でフレーズを書くことは避けてください。多くの場合、悲鳴を上げるのと同じように解釈されます。また、強調するために、文や固有名詞の先頭にない単語の最初の文字を大文字にします。

06電子メールで簡単な書式設定を使用する

電子メールプログラムはすべて異なって表示されることに注意してください。 あなたの画面上に完全に整列して見えるものは、他の誰かが一緒に走っているかもしれません。 このため、 履歴書や表紙のような高度にフォーマットされたワープロ文書を電子メールに貼り付けるのは避けてください。 平文形式で書かれた書類を使用する。

段落を短くする。 期間と同様に、段落区切りは読者の目に休息を与えます。 誰かが携帯電話で電子メールを読んで短い段落の恩恵を受けるでしょう。 しかし、パラグラフに関する基本規則に従うように注意してください。

07コンシェルジュ

その点を埋める迷子の電子メールは、テーブルに入れられ、最終的には忘れ去られる。 あるいは悪いことに、彼らは誤解されるかもしれません。 簡潔な言語を使用して、目的を明確にします。

• 語彙をなくす -動詞を使って書く。 "ジャックは私にフォームを送りました"は動詞を使用します。 "フォームはジャックによって私に送られた"パッシブです。 パッシブフォームではさらにいくつかの単語しか使われませんが、それは加算されます。 それ以上に、読者はアイデアを頭の中に並べ替える必要があります。
• ポイントに固執する - 無関係な情報やアイデアを追加する誘惑に抵抗する。 別の電子メールのためにこれらを保存してください。
• 箇条書きポイントを使用する -読者は重要なことを視覚的手がかりを使って取り込むことができます。 しかし、弾丸の表示方法が疑わしい場合は、アスタリスクまたはハイフンを使用して弾丸を作成してください。

08適切に署名する電子メール

電子メールの既定の署名が標準の署名である場合、送信している特定の電子メールに適切であることを確認してください。 政治声明やあなたの子供の名前と年齢の署名は個人的な電子メールでは問題ありませんが、仕事では個人的な署名が少なくなります。 あなたの仕事や雇用主によっては、あなたの電子メール署名を依然として見積もりでパーソナライズすることができます。 非議論のないものを選んでください。 あなたが仕事について質問している場合は、あなたの署名を使用して、引用や追加のパーソナライゼーションなしに適切な連絡先情報を提供してください。

09ヒットする前に再読/再吟味する

送信にヒットする前に、スペルや句読点のエラーを確認します。 求人申込の電子メールでエラーが見つかった場合は、修正してから再度送信してください。 しかし、コンテンツのために再び読む。 メールが長い場合は、より簡潔にする方法を考えてください。 あなたの電子メールが議論の余地があるか、怒りで書かれている場合は、送信しないでください。 数時間または1日後にそれに戻り、まだ送信したいかどうかを確認してください。

これは電子メールを送信する前にやるべきことのように聞こえるかもしれませんが、効果的な電子メールを送信し、電子メールをより効率的に整理している場合は、