これらのタイムシートに入力されたデータは、通常、 クリエイティブ部門のスタッフによって記録され、プロジェクトのすべての部分で費やされた時間が記録されます。
これは単にキャンペーンの作成を意味するのではなく、最初のブリーフィング 、クライアントのプレゼンテーション、撮影やプロダクションスタジオでの時間などです。 時間が費やされた方法を明確に把握するだけで、代理店はワークロード、クライアントの請求手配、チーム間の時間の割り当て方法を効果的に処理できます。
タイムシートの要約
その時代の非常に多くのタスクのように、広告の初期の段階では、ペンやペンで紙に手作業で時間を記録しました。 今日では、コンピュータやタブレットに、さまざまな種類のレポートを取得できる洗練されたソフトウェアを使用して時間を入力しています。 ほとんどのショップには、次のものを含む非常に似たテンプレートがあります。
- ジョブ番号
- クライアント
- 手元にある課題
- すべての割り当てられたスタッフ
- 作業日時および作業時間
- 1時間あたりの価格
- 時間とともに
クライアントのプロジェクトを開始すると、アカウントマネージャーまたはトラフィックマネージャーはジョブ番号を開き、時間を追跡し始めます。
これらは通常、クライアントに提示された提案または入札に一致し、主に研究、計画および戦略、 創造的開発、生産およびプロジェクト管理に費やされる時間に分解されます。
すべてが計画に入ると、プロジェクトに費やされた実際の時間は概算とうまく関連しますが、通常はそうではありません。
創造的な開発は、方向性の変化、顧客からのフィードバック、または要約を解読できないために、プロセスの他の部分よりも多くの時間を費やします。 これは、クリエイティブ部門が解決策を特定することが困難であるため、創造的な時間に多くの余計な費用を費やしたくないため、クライアントとの競争のポイントになる可能性があります。
しかし、タイムシートを正確に記入して、その時間を追跡し、クライアントにお金がどのように費やされたか、代理店がどのように運営されたかを示す必要があります。 利益を上げるにはあまりにも労働集約的なプロジェクトか、それ以上の作業のためにそのクライアントへの投資を享受できるほどの利益を得る企業があるかどうかを確認するには良い方法です。 そして一言で言えば、これがタイムシートの役割です。
タイムシートの長所
タイムシートがどの代理店の血でもある理由は次のとおりです。
- マネー - タイムシートには、すべてのキャンペーンの各部分に記録された時間数が表示されます（社内でさえも）。 クライアントの保有者がその価値があるかどうか、またはクライアントをプロジェクトごとに置くべきかどうかを確認するのは簡単です。 社内の代理店では、その時間は請求書に直接つながるわけではありませんが、クリエイティブ部門の時間をいかに効果的に活用しているかを経営者に示しています。 それが発見された場合、ビジネスの1つの側面だけに時間の90％を費やしているため、赤旗が発生することがあります。
- 透明性 - タイムシートが正しく実行されれば、物事がスムーズに動作している場所や、ボトルネックや非効率な部分がどこにあるのかを簡単に知ることができます。 さらにクリエイティブが必要な場合は、タイムシートをすばやく見て、部門が過労であるかどうかを確認します。
- コミットメントとアカウンタビリティ - ほとんどのクライアントはプロジェクトに費やす時間があると予想しています。 適切な努力が仕事に入れられたと信じられない場合、タイムシートはデータを提供して、それ以外のことを言うことができます。 それはまた、 いくつかのクライアントに代理店からどれくらいの価値を得ているかを示す方法です。
- 分析 - 過去のパフォーマンスは、しばしば将来の良い指標です。 クライアントが代理店から人生を吸い込み、すべての人に大嫌いになっている場合、タイムシートのデータは、そのクライアントを守る価値があるかどうか、あるいは時間を許すかどうかを示すことができます。 方程式の反対側では、創造的な作業と労力を最小限に抑え、投資に対する最大の利益を必要とする一部のクライアントの収益性を代理店に示すことができます。
タイムシートの短所
これらすべてのプラスポイントでは、何が問題なのですか？ さて、タイムシートは、代理店の人数を除いてほとんど誰もが普遍的に嫌われている理由があります：
- 時間 - 代理店、特にクリエイティブ部門の多くの人々は、管理に時間を費やすことを望んでいません。 創造的なものとして、偉大な独創的なブレーンストームから離れて時間を埋めることは有害なことです。 多くのアカウントマネージャーには同じ問題があります。 皮肉なことですが、タイムシートの時間はほとんど割り当てられません。
- エラー - これは最初のポイントに直接移動します。 多くのクリエイティブは、月末の請求レポートの最後の1分前までにタイムシートを残します。 そしてそれは、タイムシートの精度がかなり良いからぞっとすることになることを意味します。 2週間前に1つの仕事に費やした時間は何分かということを思い出すのは難しいので、それはしばしば推測の一部です。 タイムシートがすべて推測されれば、それはそれらをほとんど役に立たなくする。
- 悪いフォーカス - 時間は優秀な広告の偉大な指標ではありません。 ある店では40時間を費やしても何の注意も払わず、別の店では10点を作って傑作を作り出すことができます。 タイムシートは思考の質を記録しておらず、時間を費やしただけです。
タイムシートの未来
タイムシートはここにあり、手動で行う必要があります。 手動の開始と停止が必要なため、自動時間トラッキングは機能しません。 あなたが時計を始めることを忘れた場合、あなたは時間を失います。 それをやめるのを忘れて、別のプロジェクトに費やされた時間を費やして貧しいクライアントが請求されています。 その結果、過払いや貴重な顧客の喪失による問題（さらには訴訟）につながる可能性があります。
良い時間の追跡を保証する唯一の方法は、代理店のタイムシェアを誰にでも少なくとも1日2回、昼食前に1回、家に帰る前に再度請求することです。 これが完了すれば、タイムシートは正確で役立つでしょう。 それが行われていない場合、代理店はモチベーションで創造的になるはずです。 時間を追跡するプロセスにインセンティブを与える方法を見つける。
自分の時間を細かく記録している従業員に、毎週のボーナスを、または金曜日に数時間オフにします。 それは時間とお金の浪費のように見えるかもしれませんが、正確なタイムシートは、毎週数百ドル以上の代理店にはるかに価値があります。