職場での会議や会議の記録を残す
ここでは、この作業をフィネスで処理するのに役立ついくつかの指針を示します。 会議の前、会議中、会議の後に何をすべきかを知る。
会議の前に
- あなたのレコーディングツールを選んでください：あなたがしなければならないことは、ノートをどのように取るかを決めることです。 あなたは古い学校に行き、ペンと紙を使うか、技術に行き、ラップトップコンピュータ、タブレット、またはスマートフォンを使いますか？ 上司に相談して、特定の方法を使用することを好むかどうかを確認してください。 それは起こりそうもない可能性があります。
- 選択したツールが正常に動作していることを確認し、元のものが故障した場合に備えてバックアップを取ってください。 たとえば、ラップトップを持ってくる場合は、ペンとペーパーを手軽に持ってください。 コンピュータがクラッシュした場合に書き込むものを検索している間は、会議を中止する必要はありません。
- 会議が始まる前に会議の議題を読んでください。 あなたの分の概要を公式化することができます。 その上の各項目の下にいくつかのスペースを残し、あなたのノートをそこに書いてください。 これを行うと、会議を実行している人が議題に固執する限り、あなたの仕事は少し楽になります。
会議中
- 出席シートの周りを回り、誰もがサインインしていることを確認します。すべての出席者のリストを公式会議議事録に含める必要があります。
- 皆が誰であるかを確認してください。 そうすれば、誰が話しているのかを特定し、その情報を正しく記録することができます。
- 会議が始まる時を注意してください。
- すべてのコメントを書き留めてはいけません。 主なアイデアのみを含めることは可能です。 あなたが同意していない項目を除外しないように十分注意してください。 あなたの偏見はあなたに影響を与えるべきではありません。 これは公式のアカウントであり、何が起こったのあなたの意見ではないことを忘れないでください！
- すべての動き、誰がそれらを作ったか、投票の結果があればそれを書き留めます。 誰が動き出したのかを書き留める必要はありません。 もちろん、あなたの組織のルールは異なるかもしれませんので、最初にそれらを検証してください。
- 任意の動議または議論の投票が次の会議まで延期されている場合は、メモを書き留めます。
- 会議の終了時刻を記録します。
会議の後
- ミーティングの後にできるだけ早く分を入力してください。 メモにエラーが見つかった場合や質問がある場合は、他の出席者と話すことですぐに解決することができます。
- 議事録の最後には、組織名、委員会の名称、会議の種類（毎日、毎週、毎月、毎年、または特別）とその目的を記入してください。
- それが始まり、終わった時を与える。
- 参加者のリストと、誰が会議を運営したかについてのメモを提供してください。 また、分を取ったことをここに示すこともできます。 参加者のリストにあなたの名前を記入し、あなたの名前の後のかっこで、あなたが議事録を取ったと言ってください。 また、文書の最後に、「Respectively submitted by」と名前を記入してサインオフすることもできます。
- あなたがそれらを提出する前に議事録を校正する。 出席した他の人にそれらを見るように頼みなさい。 誤って何かを残した場合は、その人に知らせることができます。
- 他に指示がない限り、会議を運営した人にそれらを提出する。