訴訟秘書は、あらゆる規模の法律事務所に雇用されています。 一部の秘書は純粋に管理上のサポートを提供します。 しかし、多くの企業の秘書は、秘書と訴訟の両方のパラリーガルとして機能するハイブリッドの役割を果たしています。
以下は、訴訟のライフサイクルを通じて訴訟秘書の最も一般的な機能のいくつかです。
秘書の役割は、会社、訴訟の種類、スタッフの規模によって異なります。
ケーススクリーニング
原告の会社では、ケースの第一歩はメリットを審査することです。 潜在的なクライアントは行動の原因を持っていますか？ 矛盾はありますか？ 事務局長は、ケーススクリーニングフォームを準備し、弁護士と潜在的顧客との間の初期ミーティングをスケジュールする手助けをしてもよい。 いくつかのケースでは、秘書は電話で潜在的なクライアントの質問をすることによって、最初の審査を完了する。 クライアントが署名されている場合、秘書は新しいケースファイルを設定し、保持契約および他の文書をクライアントに転送する。
調査
多くの場合、当事者は訴訟が提起される前に調査を行います。 この調査には、証人の所在地調査と面接、事故現場の調査、ドキュメンタリーその他の証拠の収集が含まれます。 訴訟幹事は、弁護士に代わって会議や電話会議をスケジュールし、証人リストを作成し、証拠やその他の書類を整理し、紙と電子文書の両方に対して信頼できる申告システムを作成することによって、このプロセスを支援することができる。
プレディズ
訴訟が提起された場合、幹事はワードプロセッシングプログラムで訴訟を準備する。 嘆願には、召喚状、苦情、宣誓供述書、入学要請、および動議が含まれます。 訴訟事務局長は、特定の事件の訴訟の全部を整理し、索引付けする訴訟を起こすバインダーを作成することがよくあります。
幹事は、これらの書類を個人または電子的に裁判所に提出することができるが、この業務はパラリーガルまたは裁判所のメッセンジャーによって行われることが多い。
発見
発見は訴訟プロセスの最長期です。 発見中、訴訟秘書は、以下のタスクのすべてまたは一部を実行することができる。
- 質問機や生産要求を含むワープロシステムでの発見文書の準備
- 召喚状の入力、送信、および追跡
- 弁護士、顧客、相反する弁護士、裁判所の記者を含む、複数の当事者による預託のスケジュール設定
- 民事訴訟規則で要求される独立した健康診断およびその他の任命の予定
- 発見バインダーの作成。 発見文書の索引付けとファイリング
- ケース文書の整理と提出
- サイト試験のスケジューリング
- 専門家との位置付けとコミュニケーション エキスパートレポートの整理と提出
試験前
試用日が設定されると、秘書は法務チームが試用の準備をするのを助けます。 秘書の役割には次のものがあります。
- 動機、要覧、召喚状、証人リストを含む試行前文書の入力と書式設定
- 展示の収集と整理
- 試作バインダーの作成、整理および/またはインデックス作成
- モックトライアルの手助け
- 法務チームに期限を追跡して通知を送信する
- 引用検閲および校正ブリーフおよび法的文書
- 裁判所の規則に従って文書が適切にフォーマットされるようにする
- 目撃者を調整する
トライアル
訴訟幹事は、裁判中に重要な支援の役割を果たします。 彼または彼女の職務には以下が含まれる：
- 試用版の準備、入力、書式設定
- チャート、グラフ、その他の法廷映像の準備を調整する
- 宅配業者、裁判所の記者、専門家の目撃者のスケジュール設定
- 文書、展示品、試用バインダーの整理、提出、管理
- 弁護士、証人、顧客などの旅行手配の調整
その他の管理タスク
防衛側で働く人々のために、訴訟秘書は弁護士とパラリーガルの時間をそれぞれのケースで会社の時間と請求システムに入力します。
また、顧客に定期的な請求書を送付し、遅れた支払いをフォローアップします。 訴訟秘書が行うその他の一般的な業務には、
- テキスト、データ、グラフィックスの転記、書式設定、入力、検索、コピー、送信による情報の生成
- ケースの締め切りを追跡する
- クライアント、証人、相談役に相応しい
- 電話に応答する
- コスト、展示品、その他の情報を追跡するためのスプレッドシートの作成
- ディクテーションの書き起こし
- ドックシステムの維持
- ルーティング対応、報告書、法的文書
- クライアント会議と弁護士会議の開催
- 経費報告書の準備
- 会議、電話会議、募集、旅行の計画とスケジューリングによる弁護士のカレンダーの維持
- 消耗品の注文
訴訟秘書教育
多くの訴訟秘書は、貿易学校またはコミュニティカレッジで証明書または準学士号プログラムを修了します。 しかし、大学4年制の秘書は法律事務所内で最も進歩の機会があります。 職場で訴訟の訓練が頻繁に行われます。 経験豊富な訴訟秘書は、多くの場合、法律事務所や事務所の管理職など、会社の他の役割に転じています。
訴訟秘書の技術と知識
訴訟秘書は、個人的、技術的、事務的なスキルだけでなく、法的および手続き的な知識も備えていなければなりません。 必要なスキルと知識は次のとおりです。
- ワープロ、スプレッドシート、プレゼンテーション、時間、課金ソフトウェアの熟練。 Microsoft Officeスイートに精通している
- 転写装置の熟練
- 優れた文章と口頭のスキル
- 地方、州および連邦裁判所の訴訟文書化および提出手続に関する知識
- Ringtail、Summation、Concordanceなどのドキュメントデータベースの熟練
- 電子ファイリングの経験
- オフィスの手順と法律用語の知識
- 強いタイピングスキル
- 確実な組織スキルとマルチタスキングスキル
- あらゆるレベルの人員と専門的に交流する能力