重要な記録をすばやく簡単に見つける方法
重要な書類について考えるときは、必要なときだけです。 そして、しばしば、重要な文書を保管するための組織化された集中管理システムを持たないか、または最後に必要なときに必要なときにそれらを見つけることはできません。あなたが帰ってきた場所に戻すのではなく、あなたのホームオフィスの書類を
おなじみの音ですか？
あなたの重要な書類をすべてあなたの家に広げて、あなたはそれらのために多くの時間とエネルギーを浪費します。 あなたはまたそれらのいくつかを完全に失うリスクがあります。 しかし、いくつかの簡単な手順で、重要な紙文書を今週末に1時間で整理できます！
あなたは、小さな2つの引き出しファイリングキャビネットやポータブル吊りファイルボックス、多色の吊りファイル（6色）、マニラ3番目のカットトップタブのフォルダ、耐火金庫（オプション）が必要です。 または、大きなバインダーとタブインサートを購入することもできます。 ここで商品を手に入れたら、書類作成のための6つのステップがあります。
ステップ1：すべての文書を収集する
重要な文書をすべて整理する前に、それらの文書を見つける必要があります。 これは時には完了したよりも簡単です。
引き出しのような自宅のオフィスや、机やテーブルに積み重ねられた紙をチェックしてください。 あなたの台所のカウンタートップだけでなく、台所の引き出しやバスケットを乱雑な紙の山を確認してください。
あなたの寝室のドレッサーとナイトスタンド（あなたは朝のラッシュでそこに残して、それらを忘れていた可能性があります）を見てください。 最後に、あなたの財布やブリーフケースで、あなたが偶然に持ち歩いている重要な文書（opps）をチェックしてください。
ステップ2：文書を分類する
最も重要な文書は、次の6つのカテゴリのいずれかに分類されます。
収集したすべての文書を次のように並べ替えます。
- 家および財産記録 - 住宅ローン、不動産行為、住宅改善プロジェクトおよび領収書、電化製品マニュアルおよび保証、財産税情報、住宅保険に関するポリシーおよびマニュアル
- 自動記録 - タイトル、保守記録、保険ポリシーと情報、ローン情報と支払い記録
- 健康記録 - 保険証書、健康保険給付マニュアル、医療給付の説明、医師の請求書、処方箋リスト、柔軟な支出情報、医療領収書、医療指令、生命保険
- 財務記録 - 銀行明細書、納税申告書、税額控除記録、投資記録、貸出記録、クレジットカード明細
- 電子記録 - 携帯電話の契約書およびマニュアル。 コンピュータ、ラップトップ、およびiPadsの販売領収書および保証。 ケーブルとインターネットの計画と請求書; ワイヤレスルータの販売領収書とマニュアル
- 個人記録 - 出生証明書、結婚証明書、離婚証明書、保護記録、社会保障情報、予防接種記録、パスポート、兵役記録、洗礼および確認記録、遺言、葬儀計画および埋葬地情報。 ペットを飼っている場合は、獣医学やワクチンに関する重要な文書をこのカテゴリーに含めることもできます。
ステップ3：重要な文書を見つける
重要な文書のほとんどは、通常のファイリングキャビネットまたはポータブルハンギングファイルボックスに保管することができます。 しかし、実際には、耐火金庫やオフサイトの保管庫（セーフティボックスなど）に保管する必要があるものがあります。
バイタル文書は、非常に困難であるか、または非常に時間がかかる文書である。 彼らには、侵入や盗難の際に侵害される可能性のある機密情報が含まれている場合があります。 その場合、あなたの家は火事や洪水によって破壊されました。これらの重要な文書をそのまま残しておきたいと思っています。
社会保障情報、出生証明書、代理店の連絡先情報、遺言、不動産、車のタイトル、パスポート、元の署名が必要な契約書や契約書など、多くの人にとって重要な文書は重要です。
耐火金庫またはオフサイト保管オプションに置いたすべての重要な文書のマスターリストを作成します。
ステップ4：あなたの財布を複製する
私たちのほとんどは毎日重要な情報を財布に入れています。 あなたはあなたの財布にあるすべてを知っていますか？ あなたの財布が紛失または盗難された場合、あなたは何をしますか？
運転免許証、ドナーカード、健康保険証、ジム食料品店のロイヤルティカード、倉庫クラブ、そして最も重要なことにすべてのクレジットカードとデビットカード（前と後ろのコピー）のような会員カードをコピーします。 他の重要な書類と一緒にこれらのコピーを保管してください：
ステップ5：簡単なファイリングシステムを作成する
ファイリングシステムが単純であればあるほど、それを一貫して使用する可能性が高くなります。 重要なドキュメントの各カテゴリを取り、ファイルの色を割り当てます。
- ホームとプロパティレコード
- 自動レコード
- 健康記録
- 財務記録
- エレクトロニクス記録
- 個人記録
ファイルシステムに適切な数のぶら下げファイルを追加し、各カテゴリにあるドキュメントの数を確認します。
manilaフォルダを使用して、各カテゴリ内の個々のドキュメントごとにフォルダを作成します。 適切な色のぶら下げファイルセクションにフォルダを配置します。
大きな3輪のバインダーとタブインサートを購入した場合は、上記のレコード名でタブにラベルを付け、紙の穴ですべての文書をパンチして整理します。 用紙に穴を開ける必要がない場合は、穴を開けるため穴をあけ、文書をフォルダに入れます。
今、書類作成があなたのものではない場合、これはあなたのための自由な瞬間かもしれません。 これらのドキュメントをすべてスキャンし、ハードドライブに保存して、すべてを細断することができます。 しかし、いくつかの書類が保存されたほうが良いので、あなた自身の裁量を利用してください。 あなたの最高の判断を使用してください。
継続的なメンテナンス
重要な論文が整理されたので、整理してください。 あなたの請求書を支払う毎月、あなたの提出システムの適切なセクションに新しい書類を提出してください。 同時に、ファイリングシステムから外れているかもしれない月にシステムから削除した文書を探します。 それらを再度ファイルします。 少なくとも年に2回、ファイリングシステム内の文書を調べて、パージ可能かどうかを確認します。 従うべき良いスケジュールは、年の初めと各学年の終わりです。
少し努力するだけで、重要な書類を整理することで長期的な利益を得ることができます。
エリザベス・マクグロリー編集。